保育園のシフトは、
勤務表ではなく、
月次報告のもとになる経営データです。
HoikuShiftは、職員シフトから勤務時間の集計・常勤換算・配置状況の確認・加算の確認・月次報告や申請の準備までを一つにつなぐ、保育施設向けの業務支援システムです。
現在のシフト表や月次報告の流れをお聞きし、HoikuShiftで効率化できる範囲をご案内します。
本当に時間がかかるのは、
シフトを作り終えたあとの作業です。
現場では、シフトを組み終えたあとにも、勤務時間の集計、常勤換算、配置状況の確認、加算に関する確認、月次報告や申請のための資料づくりが残ります。園長・主任・事務担当者にとって、この工程も大きな負担になっており、今も多くの園でExcelと紙に戻って行われています。
希望休を集め、配置を見ながら翌月の勤務を組む。
勤務時間、常勤換算、時間帯別の配置人数を別ファイルで再計算。
加算ごとに必要な勤務時間・職員配置を別表で突き合わせる。
児童表、職員表、開所日、加算欄。同じ数字を何度も転記する。
シフトが完成してから、これだけの確認が残ります
一般的なシフト管理ツールは「勤務表をつくる」ところで終わります。その先の集計・確認・準備が残るため、結局Excelに戻ることになります。
月次業務の流れが、一本につながります。
シフトを組むために入力した情報を、集計・確認・報告準備にそのまま使えるようにします。
HoikuShiftは、集計・確認・申請準備を支援するシステムです。申請を自動で行うものではなく、加算の取得や法令への適合を保証するものでもありません。要件は制度・自治体・年度により異なる場合があるため、最終的な確認は各施設で行ってください。
月次報告・加算確認・申請準備を
中心にした機能構成
シフト作成は、これらの集計・確認を成り立たせるための土台として位置づけています。
月次報告の準備
確定したシフトから、報告や申請の準備に必要な情報を集約します。同じ数字を別ファイルへ入力し直す作業を減らします。
勤務時間集計・常勤換算
職員別の勤務時間をシフトデータから集計し、常勤換算の確認に使える形で一覧表示します。雇用区分の違いも区別して扱えます。
配置基準チェック
園児数・年齢区分から必要な配置人数を計算し、不足している日や時間帯を画面上で確認できます。
加算確認の支援
加算の確認に必要となる勤務時間や職員配置の情報を集約して表示します。要件の判定や取得の保証は行いません。
申請準備データの出力
確定シフトから申請用勤怠データを作成し、Excel（.xlsx）で出力できます。出力履歴も管理します。
勤務偏りの可視化
早番・遅番・土曜勤務の回数や最大連勤日数を職員別に表示し、公平性の確認に使えます。
集計・確認を支える基盤機能
希望休管理
職員がシステムから希望休・有休・勤務不可を提出。転記が不要になります。
月間シフト作成
前月コピー・希望反映・固定勤務反映を使い、手動で調整しながら作成します。
職員・雇用情報管理
資格・雇用区分・固定勤務条件を一元管理し、集計の前提として使います。
シフトパターン・通知
勤務パターンを自由に定義。提出依頼やシフト確定はシステム内通知でお知らせします。
一般的なシフト管理ツールとの違い
毎月の業務の流れに沿って使えます
希望の回収
職員がスマートフォン・PCから翌月の希望を提出。提出状況を一覧で管理します。
シフトの作成
前月コピーと希望反映で素案を作り、配置状況を見ながら調整します。
配置・偏りの確認
不足している日や時間帯、勤務の偏りを確認し、必要に応じて修正します。
確定・共有
園長が確定すると職員へ通知。掲示・配布用の出力にも対応します。
勤務時間・常勤換算の集計
確定シフトから職員別の集計を作成。補正があれば入力し、再確認します。
月次報告・申請の準備
加算確認に必要な情報を集約し、報告・申請の準備用データを出力します。
保育園を運営する会社が、
自分たちの月次業務をもとに
開発しています。
HoikuShiftを開発する株式会社NextDoorは、IT事業と社会福祉事業を行う会社です。2019年10月に企業主導型保育園「長久手くるみ保育園」を開園し、現在も愛知県長久手市で保育園を運営しています。
シフトを組んだあとに残る集計・確認・報告準備の負担は、外から想像したものではなく、自分たちの園で毎月経験しているものです。HoikuShiftは、その業務をそのまま整理するところから設計しています。
お役立ち情報
月次報告、常勤換算、加算管理など、保育施設の月次業務の背景を整理した解説記事です。
いまの月次報告の流れを、
お聞かせください。
現在のシフト表や月次報告の進め方をお伺いし、HoikuShiftで効率化できる範囲と、できない範囲を率直にご案内します。導入の強制は一切ありません。
正式料金は策定中です。施設規模・職員数に応じた個別のお見積りに対応しています。