なぜ保育園の月次業務はExcelに戻ってしまうのか
シフト管理のツールを導入したのに、結局Excelでの集計が残っている。保育の現場ではよく聞く話です。これは担当者の使い方の問題ではなく、多くのツールが担当している範囲と、保育園が必要としている範囲がずれていることが原因です。
このページで分かること
一般的なシフト管理が扱う範囲／保育園で追加確認が必要なこと／二重入力が生まれる流れ／段階的に見直す方法
一般的なシフト管理が扱う範囲
一般的なシフト管理ツール
希望を集める
勤務表をつくる
職員へ共有する
保育園で追加確認が必要なこと
年齢区分ごとの配置の確認
資格・職種の組み合わせ
常勤換算と勤務時間の集計
加算に関する確認
月次報告・申請の準備
二重入力が発生する流れ
01ツールでシフトを作成し、確定する
02集計のために、勤務データをExcelへ書き出すか入力し直す
03常勤換算や配置の確認用に、別の集計表をつくる
04報告様式や申請システムの形式に合わせて、さらに転記する
05修正が出ると、02からやり直す
Excelが使われ続けるのは、この転記と再計算を一番柔軟に処理できるからです。つまり、Excelに戻るのではなく、Excelでしか埋められない工程が残っていると考えたほうが実態に近いといえます。
段階的に見直す方法
すべてを一度に置き換える必要はありません。まずは「同じ情報を二度入力している箇所」を洗い出し、そこから減らしていくのが現実的です。HoikuShiftは、シフトのために入力した情報を集計や報告準備にも使えるようにすることで、この工程を減らすことを目指しています。