保育園の月次報告とは
保育園の月次報告は、その月の職員配置や勤務実績、児童の利用状況などを整理し、運営費に関わる報告・申請の準備を行う業務です。シフト表を作ることとは別に、毎月まとまった確認作業が発生します。
このページで分かること
月次報告で整理する情報／作業が月末に集中する理由／Excel運用で起こりやすい課題／HoikuShiftが支援できる範囲
月次報告で確認・整理する主な情報
施設類型や自治体によって様式は異なりますが、確認する情報の種類は概ね共通しています。
なぜ月末に作業が集中するのか
月次報告に必要な数字の多くは、その月の勤務が終わらなければ確定しません。急な欠勤や勤務変更があれば、勤務時間も常勤換算も変わります。そのため、確認と集計はどうしても月末以降にまとまります。
さらに、シフト表、勤怠、職員名簿、児童名簿がそれぞれ別のファイルで管理されていると、同じ情報を照らし合わせる作業が加わります。数字が合わないときに、どこが元データなのかを探すところから始まることも少なくありません。
Excel・紙運用で起こりやすい課題
同じ勤務データを、集計表・報告様式・申請システムへ何度も入力する
計算式の入ったファイルを毎月コピーして使うため、どれが最新か分からなくなる
手順を理解しているのが特定の担当者だけになり、引き継ぎが難しい
修正が入るたびに、関連する表をすべて作り直す必要がある
HoikuShiftが支援できる範囲
勤務時間の集計
確定したシフトから職員別の勤務時間を集計し、一覧で確認できます。
常勤換算の確認
雇用区分を区別したうえで、常勤換算の確認に使える形で表示します。
配置状況の確認
不足している日や時間帯を画面上で確認し、月末より前に気づけるようにします。
申請準備データの出力
報告・申請の準備に使うデータを出力し、転記作業を減らします。
HoikuShiftが行わないこと
申請データの送信や、利用者に代わる申請手続き
制度要件を満たしているかどうかの最終判定
加算の取得や法令適合の保証